1. 들어가며

관리단집회 대행 업무 수행 간 많은 시행착오를 통해 얻은 노하우를 공유하기 위하여, 관리단집회 개최 시 주의할 사항을 중심으로 정리하였습니다.

2. 집합건물의 관리단

  가. 관리단의 당연 구성

집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률(이하 ‘집합건물법’)상 관리단은 집합건물법 제23조 제1항에 따라서 비록 설립등기 등의 요건을 갖추지 않더라도 자연 성립되는 단체입니다.

  나. 관리단의 구성원

관리단의 구성원은 집합건물의 전유부분을 소유하는 ‘구분소유자’만 가능합니다. 따라서 구분소유자 외 ‘임차인’을 관리단의 구성원이 될 수 있도록 정관(관리규약)으로 정하였더라도 이는 관리단을 구분소유자로만 이루어진 단체로 규정한 집합건물법의 취지와 강행규정에 반하여 허용될 수 없습니다.

3. 관리단 집회 : 소집권자, 소집통지, 의결권의 행사, 결의조건

  가. 소집권자

1) 관리인이 선임되어 있는 경우, 관리단집회는 관리인이 소집할 수 있으며, 관리인이 있음에도 불구하고 관리인이 관리단집회를 소집하지 않는 경우 구분소유자 1/5의 동의로서 관리인에게 관리단집회를 소집할 것을 요구할 수 있습니다. 다만 위와 같은 요구에도 관리인이 관리단집회를 소집하지 않는 경우에는 법원의 허가를 받아 관리단집회를 소집할 수 있습니다.

2) 관리인이 선임되어 있지 않은 경우, 구분소유자 1/5 이상이 관리단집회를 소집할 수 있습니다. 또는 구분소유자나 점유자, 이해관계인이 법원에 임시관리인의 선임을 청구한 후, 선임된 임시관리인이 관리단집회를 소집하는 방법이 있습니다.

구분소유자들의 소집 동의 방법에 대하여는 문자나 팩스, 네이버밴드에 댓글을 다는 형식 등 별도로 제한하고 있지 않습니다.

구분소유자 1/5이상이 집회를 소집한 경우 집회를 소집한 구분소유자 중에서 연장자가 의장이 되며, 연장자가 집회 미참석 등으로 의장직을 수행하지 않는 경우에 관하여 별도 규정이 없는바, 차연장자가 의장직을 수행 또는 관리단집회 현장에서 집회 참석자들의 동의를 받아 의장을 정하면 될 것으로 보입니다.

  나. 소집 통지

관리단집회 소집통지는 관리단집회일 1주일 전에 회의의 목적사항을 밝혀 각 구분소유자에게 통지하여야 하며, 이 기간은 규약으로 달리 정할 수 있습니다. 그리고 통지방법은 적법한 절차에 의한 통지가 있었다면 통상적으로 도달할 시기에 도달한 것으로 본다고 규정하여 완화된 발신주의를 채택하고 있습니다. 그리고 관리단집회 안건 중 관리단 선임 등 점유자가 의결권을 행사할 수 있는 안건이 있는 경우에는 점유자에게도 소집통지를 해야합니다.

다만, 현실적으로는 구분소유자들 대부분이 무관심한 경우가 많아 관리단집회참석은 물론 서면결의서 제출도 협조적이지 않은 경우가 많으므로 충분한 시간적 여유를 두고 집회소집통지를 할 필요가 있습니다.

  다. 의결권의 행사

  1) 의결권 행사 주체

가) 원칙적으로 의결권의 행사 주체는 구분소유자이지만, 공용부분의 관리, 관리인의 선임, 관리위원회 위원의 선임, 회계감사 생략에 대한 결의에 대하여는 구분소유자가 의결권을 행사하지 않는다는 전제 하에 점유자(일반적으로 임차인)도 관리단집회에 참석하여 의결권을 행사할 수 있습니다. 이 때 점유자가 의결권을 행사하는 경우 구분소유자로부터 별도의 위임을 받을 필요는 없습니다.

나) 하나의 전유부분을 다수의 구분소유자가 공유하는 경우에는 의결권을 행사할 1인을 정해야 하며, 정하지 못하였다면 공유물에 대한 관리 법리에 따라 공유지분의 과반으로 정해집니다. 그러나 과반지분 공유자가 없는 경우에는 공유자들이 개별적으로 의결권을 행사할 수는 없습니다.

  2) 의결권 행사 방법

의결권은 ①관리단집회에 직접 참석, ② 서면결의서, ③ 전자적 방법, ④ 대리인에 의한 행사의 방법으로 행사할 수 있습니다.

가) 서면결의서를 제출하는 방법에 대하여는 별도로 제한하고 있지는 않습니다.

나) 전자적 방법에 의한 의결권 행사를 위하여는 전자서명법에서 정한 방법에 따른 본인 확인절차를 거쳐야 하지만, 규약으로 본인 확인 절차를 완화한 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 달리 정할 수 있습니다. 하지만, 현실적으로는 각 구분소유자들의 전화번호를 알고 있지 않은 경우에는 본인인증에 대한 문제가 있으며, 가능하다고 하여도 상당한 비용이 발생합니다.

다) 서면 또는 전자적 방법에 의한 결의가 있는 경우 관리단집회 전에 개표를 하거나 별도의 절차 없이 종전 관리단집회에서 제출된 서면결의서를 재사용하는 것은 반드시 피해야 합니다. 이들은 관리단집회 결의의 하자에 해당하기 때문입니다.

  라. 결의 요건

원칙적으로 관리단집회의 결의 요건은 구분소유자의 과반, 의결권의 과반으로 하는데, 관리규약이나 집합건물법에서 별도로 규정하는 경우에는 그에 따릅니다. 이때 구분소유자는 수 개의 전유부분을 소유하고 있더라도 1인의 구분소유자로 보며, 의결권은 각 구분소유자가 소유한 전유부분의 전유면적에 비례합니다.

집합건물법에서는 관리규약의 설정·변경·폐지, 구분소유자의 전유부분 사용금지 청구 등의 경우에 결의 요건을 구분소유자 및 의결권의 각 4분의3 이상으로 가중하고 있는데, 대법원은 이를 강행규정으로 보고 있으므로 이보다 결의 요건을 완화하는 내용으로 관리규약을 설정하더라도 무효이며, 결의요건을 강화하는 것은 가능할 것입니다.

4. 서면 내지 전자적 방법에 의한 결의

관리단집회 없이 ‘서면 또는 전자적 방법에 의한 결의’만으로도 관리단집회에서 결의해야하는 안건에 대하여 결의를 할 수 있는데, 이 경우에는 구분소유자 5분의4, 의결권 5분의4 이상으로 결의요건이 강화되어 있으며, 이 역시 강행규정이므로 관리규약에서 결의요건을 이보다 완화하더라도 무효입니다.

  가. 서면결의만으로 관리인 선임 시 점유자의 의결권 행사

관리인 선임에 대한 관리단집회가 개최 및 결의된 경우 점유자는 서면결의서를 제출함으로써 의결권을 행사할 수 있는데, 관리단집회가 개최되지 않은 상황에서 서면결의만으로 관리인을 선임하는 경우에는 ‘점유자의 서면결의에 의한 의결권 행사’가 가능한지에 대하여는 판결이 나뉘고 있습니다.

  나. 분양계약에 따른 서면결의

집합건물(오피스텔 등)의 분양계약서에 특정인을 관리인으로 선임한다는 내용 등이 포함된 경우에는 수분양자들로 구성된 관리단집회의 관리인선임 결의에 갈음하는 서면결의가 있었다고 볼 수 있습니다.

5. 결 어

주식회사의 주주총회 등에 비하여 집합건물법에 의한 관리단집회는 소집통지 요건 등을 다소 완화하여 규정하고 있지만, ‘결의 요건’이 강화되어 있습니다. 또한 다수의 구분소유자들이 관심을 가지지 않아 결의를 받는데 많은 어려움이 있습니다.

   집합건물법 제42조의2는 소집절차나 결의방법이 위법 부당한 경우, 결의 내용이 법령 또는 규약에 위배되는 경우, 결의취소의 소를 제기할 수 있도록 규정하고 있는바, 어렵게 관리단 집회를 개최하여 결의 받은 사항이 취소되는 일이 없도록 관련 규정을 정확하게 숙지하여야 할 것입니다.